Kontrolle der Rezepte und Rezeptabrechnung; Wie geht Ihr vor?

[Aesculap]

Uns ist letztens ein Mißgeschick geschehen, welches wir zum Glück noch beheben konnten.
Und zwar war ein ca. 100 €-Produkt 4x auf einem Rezept verordnet und abgegeben worden, versehentlich hatte der Kollege es aber nur mit dem Faktor 1 quittiert. Erst als später bei dem Artikel ein zu hoher Bestand festgestellt wurde, ist dieser Fehler aufgefallen und wir konnten das Rezept bei der Rezeptabrechnungsstelle noch nachträglich korrigieren.
Allerdings war dieses eine Verkettung von Fehlern, weil auch bei der nochmaligen Überprüfung der Rezepte, bevor sie an die Rezeptabrechnungsstelle gingen, der falsche Faktor nicht aufgefallen war.
Nun haben wir lange hin- und her überlegt, welche zusätzliche Kontrollfunktion wir einbauen könnten.
Und überhaupt allgemein, bei den Rabattverträgen passiert es auch öfters mal, daß man versehentlich doch eine falsche PZN eindruckt, nachdem man sich vergeblich durch die Hinweise auf Rabattvertragsartikel, Reimportquote und Packungsgrößenverordnung geklickt hat.
Sich vor dem Einschicken der Rezepte alle Rezepte nochmals vorzunehmen und sie im Kassenprogramm nochmals durchzujagen, um ja nichts übersehen zu haben, halten wir zu zeitaufwändig, aber nur auf formale Dinge zu achten, wie Rezeptsumme, VK-Gültigkeit, Ausstellungsdatum, Arztstempel und -unterschrift scheint auch nicht zu reichen.

Nun meine Frage/n: Welche Kontrollen führt Ihr durch? Nutzt Ihr dazu auch ein Computerprogramm oder die CD, die von der Abrechnungsstelle erstellt wird? Wie nützlich ist das?

Vielen Dank für Eure Antworten

Aesculap

[1981engelchen]

Also, ich kenne es (auch von Kolleginnen) so, dass tatsächlich ALLE Rezepte nochmal von einem / r Apotheker (in) durchkontrolliert werden, weil das ja doch bares Geld ist, was einem sonst verloren geht. Das kann man ja zwischendurch oder mittags gut machen, wenn es mal etwas ruhiger ist.

Ich persönlich kontrolliere die Rezepte v.a. nach folgenden Kriterien:
- Datum ok? Widerspricht das Ausstellungsdatum auch nicht dem Druckdatum? (passiert manchmal bei nachgereichten oder neu angeforderten Rezepten)
- Unterschrift vom Arzt drauf (bei BtM-Rezepten auch die Telefonnnumer und Gebrauchsanweisung)?
- hat ein Apotheker das Rezept abgezeichnet?
- sind alle Positionen bedruckt, stimmen die Faktoren?
- ist die Menge / Stückzahl / Packungsgröße eindeutig (AMNOG ahoi)?
- sind eventuell wichtige Felder wie Sprechstundenbedarf, Hilfsmittel usw. angekreuzt?
- bei BG-Rezepten: Angabe von Unfalltag, Firma und BG?
- sind Hilfsmittel-Rezepte auf der Rückseite unterschrieben?
Zusätzlich gebe ich bei allen Rezepten nochmal die abgegebene PZN ein und schaue, ob das AM zum Rabattvertrag passt. Wir hatten mitunter das Problem, dass auf den Kundenkarten falsche Krankenkassen gespeichert waren oder keine Änderung vorgenommen wurde, wenn z.B. ein Ehepaar mit Rezepten für beide da war und sie in unterschiedlichen Kassen versichert sind...

Zeitaufwändig und etwas nervend ist das natürlich schon, aber mit der Zeit geht das etwas schneller, weil man ja auch ne gewisse Routine bekommt und ich halte das schon für wichtig.

[Nachi]

Ich kenne es genauso wie engelchen. Unser Chef hat etwa eine halbe bis dreiviertel Stunde vor Ladenschluss oder auch vorher schon alle Rezepte noch einmal durchgesehen. Dafür hat er sich die Zeit auch genommen und ist nicht nach vorne oder an's Telefon gegangen. War zwar schon immer aufwendig, aber es sind doch häufiger mal Fehler aufgefallen, die noch rechtzeitig korrigiert werden konnten.

[Aesculap]

Ja, an und für sich machen wir es auch genauso. Auch ich persönlich mache oft die Durchsicht. Nur ist uns dieses Mal der Fehler nicht aufgefallen. -Wahrscheinlich aber auch ein Flüchtigkeitsfehler, weil wir dann zwischendurch eben doch immer wieder nach Vorne müssen...
Aber wie Engelchen sagt, ab jetzt gucken wir dann doch auch zwischendurch mal die Rezepte durch, wenn es etwas ruhiger ist. -Ansonsten war es die halbe Stunde vor Geschäftsschluß. Da wir in der Zeit allerdings länger geöffnet haben, als die Nachbarapotheken ist gerade dann viel los.
Und wir bemühen uns, das "4-Augenprinzip" einzuführen. Bei den Rezepten, die man eh selbst bearbeitet hat, macht man ggf. auch bei der Prüfung nochmal den gleichen Fehler.

Nun aber nochmal die Frage: Wer nutzt auch ein Abrechnungsprogramm zur Kontrolle?
Wir haben solch eines, wissen aber nicht, wie effektiv man es nutzen kann. Kennt jemand das von Awinta?
Das Problem dabei ist, daß die Rezepte dort chronologisch überprüft werden können, da wir aber die Rezepte von 3 Kassen in 2 Ablagen sammeln, müßte man die Rezepte erst wieder ordnen, was auch wieder zeitaufwändig ist...

Ganz lieben Dank schonmal für Eure Antworten

Gruß Aesculap

[Kreuzapo]

Nun aber nochmal die Frage: Wer nutzt auch ein Abrechnungsprogramm zur Kontrolle?
Wir haben solch eines, wissen aber nicht, wie effektiv man es nutzen kann.

Was soll denn ein Abrechnungsprogramm bringen?
Indirekt ist ein solches doch bei uns im Kassenprogramm schon enthalten. Wir nutzen Lauer-Fischer WinApo und haben auf jedem Arbeitsplatz auch eine Software-Kasse mitinstalliert und bei der Kontrolle wird diese dann auch genutzt. Hier wird mir doch sehr wohl angezeigt, ob die Rabattverträge, Hilfsmittel-Richtlinien etc eingehalten wurden.
Fehler bei Stärke und Menge, also wirklich fachliche Fehler kann doch das Programm nicht erkennen...?
Oder werden mit diesem Programm die Rezepte eingescannt und mittels ORC-Software erkannt? Das wäre natürlich nicht übel.

[Aesculap]

Hallo Kreuzapo,
leider haben wir an unseren Backoffice-Arbeitsplätzen keine Kassenprogramme installiert, sondern nur an den echten Kassen, und da kann man die Rezepte nicht in Ruhe nochmals durchgucken...
An den Arbeitsplätzen haben wir allerdigs dieses "Abrechnungsprogramm" (wir sind bei Awinta; früher ProMedisoft). In dem Programm kann man in chronologischer Reihenfolge die Rezepte anschauen. Das sind keine "Scans", sondern soetwas wie das Kassenjournal in Rezeptformat. Ich dachte, vielleicht könnten wir das zur Rezeptkontrolle nutzen. Aber allein die Chronologie läßt sich bei den Rezepten schon nicht einhalten und man hat dabei auch keinen Hinweis, wenn man nicht den Rabattvertragsartikel abgegeben hat.
-Also, hat das Programm wahrscheinlich nur einen betriebswirtschaftlichen Zweck.

Was ich allerdings heraus gefunden habe ist, daß unsere Abrechnungsstelle den Service anbietet, die Rezepte auf Plausibilität zu überprüfen. Man kann sich da wohl online anmelden und dann bekommt man Nachrichten, wenn Rezepte fehlerhaft quittiert wurden, sogar mit Lösungsbeispielen. Das kann man dann, wie wir es bei meinem obigen Beispiel ja auch gemacht haben, nur daß der Fehler uns zufällig aufgefallen ist, korrigieren lassen.
Natürlich kostet das auch was, aber vielleicht ist das die Sache wert...
Man bekommt ja sonst nur Informationen, wenn man Fehler zum Ungunsten der Kasse macht (Retaxation). Wenn man Fehler zu seinem eigenen Ungusten macht (das Rezept ist mehr wert, als man quittiert hat), weißt einen niemand darauf hin.... Es hätte ja sein können, daß man tatsächlich auch nur weniger abgegeben hat....



Wenn es kostengünstiger ist, sollten wir aber wohl als Erstes ein Kassenprogramm im Backoffice installieren.

[Kreuzapo]

Hallo Aesculap,
also ich würde auf alle Fälle den Weg über die Softwarekasse im Backoffice gehen. Bei WinApo...keine Werbung meinerseits...kann ich auch sehen ob ich die Rabattpartner eingehalten habe...und das in aller Ruhe.
Da ja jedes Rezept eine fortlaufende Nummer bekommt ist die Zuordnung auch wirklich einfach und eindeutig. Ich brauche zur Kontrolle ca. 15 sec. pro Rezept (beinhaltet die Kontrolle von Mengen u. Stärkeneinhaltung, Rabattpartner,Datum, Plausibilität und sonstige fachliche Richtigkeit...da kannst dur dir ungefähr ausrechnen wie lange du insgesamt zur Kontrolle brauchst.
Noch eine Anmerkung, wir erhalten ca. 4 - 6 Retaxationen pro Jahr von den Kassen...also die Fehlerquote liegt bei mir extrem niedrig und das alles durch konsequente Nachkontrolle wie beschrieben.
Bei unserem Abrechner werden mir übrigens auch nochmal evtl. Fehler aufgezeigt (vorallem Datum, fehlende Unterschrift bei HM und Nichtabgabe von Rabattpartnern)...so das sogar noch eine doppelte Kontrolle erfolgt.
Ob aber überhaupt das richtige AM abgegeben wurde (fachlich!) kann man dann wirklich nur durch Eigenkontrolle erkennen, denn darauf prüft kein Abrechner.